[Trigami-Review]

Dem ein oder anderen mag das bekannt vorkommen (ich nehme mich da mal nicht aus): Man arbeitet (evtl. sogar mit anderen Firmen zusammen) an einem Projekt für einen Kunden und der Austausch der erforderlichen Daten erfolgt ausschließlich per Mail. Ständig machen irgendwelche Excel-Tabellen die Runde, jeder schreibt mal was drin rum, ab und an gehen Dateianhänge verloren (lustige Firmen-Firewalls) und dann spricht man auch mal aneinander vorbei, da man verschiedene Versionen der Datei vorliegen hat.
Meetings werden über Outlook organisiert (hoffentlich hat das auch jeder in seinem betrieb), Projektplanung im günstigen Fall über eine entsprechende Software (hat da jeder Zugriff?) oder halt auch nur über Mails. Dann noch ein anderes System (wieder: im günstigsten Fall) fürs Bugtracken. Zeiterfassung macht auch jeder wie er will uns so weiter. Das reinste Chaos.

Abhilfe kann hier “Projectplace” schaffen: Hier wird das ganze Projektmanagement online an einem Punkt verwaltet. Also von der Projektplanung (wer macht wann was, wie viel Zeit ist dafür kalkuliert, wann gibt es welche Meilensteine, was hängt wovon ab…) über die Verwaltung der benötigten Dokumente (falls gewünscht inkl. Versionierung und Prüfung durch andere Mitarbeiter), die Zeiterfassung, Organisation von Meetings (und Durchführung von Webmeetings über eine funktionsreiche Software), workflowgesteuerte Abarbeitung von offenen Punkten, Projektflussteuerung über automatisiert verschickte Mails (Statusberichtabfragen, Zusammenfassungen der Fortschritte und Änderungen eines Tages etc.) und mehr.
Hier mal ein kurzer Überblick:

Ist ein ganzer Haufen Funktionalität, der einen erstmal erschlägt, aber so intuitiv präsentiert ist, dass man wirklich ziemlich direkt loslegen kann, ohne viel die Hilfe zu Rate zu ziehen (so ging es auf jeden Fall mir, ohne viel Vorerfahrung mit solchen Systemen). Braucht man die aber doch mal, so gibt es diese auf vielen Wegen: Neben einer Kurzübersicht und einer ausführlichen FAQ (beides auf deutsch) gibt es auch eine komplette Online-Hilfe (momentan als Test nur auf englisch, um die Hilfe leichter aktuell halten zu können), kostenlose Online-Schulungen und E-Training. Da sollten also alle Fragen beantwortet werden.

Es gibt auch noch sogenannte “Tutorial”-Videos, die aber meiner Meinung nach deutlich zu knapp gehalten sind. Statt reiner Musikuntermalung, wäre hier eine Off-Stimme deutlich vorteilhafter. Dann nicht ganz so schnell geschnitten und man lernt auch was. Hier mal als Beispiel das Video zur Dokumentenverwaltung:

Alles in allem bin ich mit der Funktionalität und Usability sehr zufrieden, eine großer Knackpunkt ist dann aber doch, dass eben all die sensiblen Daten und Dokumente auf den Servern von Projectplace gespeichert werden (konnte nichts darüber finden, dass man das auch auf eigenen Servern installieren kann), was für manche Kunden trotz der Geheimhaltungsklauseln in den AGBs vermutlich nicht akzeptabel ist. Da als Kunden aber auch Firmen wie Daimler oder DHL angegeben sind, ist das in der Praxis dann vielleicht doch kein Problem…
Wer das Ganze jetzt einmal selbst ausprobieren will, kann das mit diesem 30tägigen kostenlosen Produkttest gerne tun.

Ausreden, warum ein Projekt dann doch zu scheitern droht, sind mit so einem allumfassenden Collaborations-Tool auf jeden Fall deutlich schwerer zu finden. Und genau darum geht es auch bei einem Gewinnspiel von Projectplace: Wer kennt die schlechteste Ausrede in einem Projekt? Zu gewinnen gibt es ein iPhone 3GS (läuft bis zum 15. Mai). Hier mal mein Versuch einer Ausrede. Kam zum Glück bisher noch nicht in die Bedrängnis, eine solche zu suchen, daher weiß ich nicht, ob die auch wirklich funktioniert…